بسیاری از مشاغل برای کسب درآمد به فضای آنلاین روی آورده‌اند، اما برخی همچنان در به‌روز‌رسانی فرایندهای کاری خود با استفاده از راهکارهای آنلاین مقاومت می‌کنند. این در حالی است که اگر مشتری‌هایمان را در این فضا پیدا می‌کنیم، باید برای افزایش بهره‌وری و راحتی خودمان و مشتریانمان بتوانیم از روش‌های جدید و آنلاین نیز جهت پشتیبانی مناسب استفاده کنیم. واقعیت این است که دیر یا زود همۀ ما باید با این روش‌ها سازگار شویم، زیرا اگر همراه با موج فناوری روز، فرایندهای مرتبط با کارمان را به‌روز نکنیم، به‌مرور از قافله عقب خواهیم ماند.
برای مثال، بسیاری از فروشنده‌های شبکه‌های اجتماعی، مانند اینستاگرام یا فروشگاه‌های اینترنتی کوچک، به دلیل قیمت بالای کاغذ، ضریب نفوذ اینترنت و شاید عواملی مثل شیوع کرونا، نمی‌خواهند درگیر روش‌های سنتی حسابداری شوند و قصد دارند از دفاتر حسابداری و فاکتورهای کاغذی به روش‌های آنلاین کوچ کنند. به همین دلیل، به دنبال راهکاری جدید برای نگهداری حساب مشتریان خود و فاکتوردهی به آن‌ها هستند. فاکتور آنلاین گزینۀ مناسبی برای این کسب‌وکارهاست. با استفاده از فاکتور آنلاین می‌توانیم اطلاعات مالی مشتریان خود را در هر زمان ردیابی کنیم و جریان نقدینگی کسب‌و‌کارمان را نیز بهبود دهیم.
ما با بررسی مشکلات حسابداری و فاکتوردهی مشاغل کوچک در فضای آنلاین و شبکه‌های اجتماعی، تصمیم گرفتیم در این بلاگ‌پست ۱۰ مزیت اصلی استفاده از فاکتور آنلاین را بازگو کنیم.
مزیت‌های فاکتور آنلاین
- سادگی و سرعت:
استفاده از نرم‌افزارهایی که صورت‌حساب یا فاکتور آنلاین می‌دهند، بسیار ساده است. تمام اطلاعات مشتری را یک بار وارد کرده و ذخیره می‌کنیم. با استفاده از فاکتور آنلاین نگرانی ما برای از‌دست‌دادن حساب یا داده‌های مشتری از بین خواهد رفت. مشکلات پستی جهت ارسال یا خرابی رایانه در هنگام ایجاد فاکتور و یا موانع دیگری از این قبیل، به‌صورت خودکار حذف خواهد شد. درواقع، هر کجا و هر زمان که به حساب کاربری خود وارد شویم، همۀ آنچه برای ایجاد صورت‌حساب نیاز داریم به‌راحتی و با سرعت در دسترسمان است. - کاربرپسند:
یکی دیگر از مزایای صورت‌حساب آنلاین این است که فرایند پرداخت را تسریع می‌کند و فوق‌العاده کاربرپسند است. با کمترین آموزش می‌توانیم حساب خود را تنظیم کرده و در عرض چند دقیقه فاکتور ایجاد کنیم. - ذخیره‌سازی در «cloud»:
با استفاده از فاکتور آنلاین، تمامی اطلاعات مشتری در فضای رایانش ابری (cloud) ذخیره می‌شود. این اطلاعات می‌تواند شامل نام، آدرس مشتری و شرایط پرداخت باشد. با استفاده از فاکتور آنلاین دیگر نیازی نیست که فاکتورهای کاغذی را در زونکن‌های گوناگون و با حجم بالا نگهداری کنیم. - اتوماسیون:
احتمالاً بزرگ‌ترین مزیتی که فاکتورگیری آنلاین دارد، اتوماسیون است. این بدان معناست که می‌توانیم برای مشتریان قدیمی، مدت پرداخت‌های دوره‌ای تنظیم کنیم. سیستم، اتوماسیون پیگیری و یادآوری پرداخت را برای فاکتورهای آینده و نیز سررسیدهای گذشته ارسال می‌کند. خودکارکردن این کارها به میزان قابل توجهی باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینۀ ما می‌شود. - بی‌نیازشدن از پیگیری حساب:
با استفاده از فاکتور آنلاین دیگر نیاز نیست فرد یا افرادی برای پیگیری حساب‌ها و فاکتورها به کار گرفته شوند و نامنظمی در پرداخت‌ها نیز به میزان زیادی از بین می‌رود. - اتصال به درگاه پرداخت آنلاین:
صورت‌حساب آنلاین به ما امکان می‌دهد تا روش پرداختی را انتخاب کنیم که سریع‌تر و در زمان کوتاه‌تری انجام می‌پذیرد و همچنین ایمنی پرداخت در آن بسیار بالاست.
برخی به دلیل اینکه می‌خواهند از مشکلات امنیتی دور باشند، ترجیح می‌دهند همۀ اسناد پرداختی را نزد خود نگه دارند. به همین منظور، نرم‌افزارهای معتبر جهت فاکتورگیری آنلاین، فضایی بسیار امن ایجاد کرده‌اند که می‌توان پروسۀ پرداخت آنلاین را نیز پس از آن ردیابی کرد و بدون محدودیت به اطلاعات دسترسی داشت. - سازگار با محیط‌زیست:
به‌طور متوسط، فاکتور دیجیتال چهار برابر صورت‌حساب کاغذی، با محیط‌زیست سازگار است. این روش به دلیل عدم استفاده از کاغذ، درختان را نجات می‌دهد و به‌مراتب، هدررفت کاغذ کاهش می‌یابد (صرفه‌جویی در هزینۀ کاغذ و کارتریج). - دقت بالا و کاهش خطا:
هر فرایندی که توسط انسان انجام شود، مستعد خطاهای انسانی است. با استفاده از فاکتور آنلاین، پردازش مبالغ نادرست صورت‌حساب یا ارسال قبض به مشتری اشتباه، اتفاق نمی‌افتد. فاکتور آنلاین برای جلوگیری از خطا، مبلغ کل را محاسبه کرده و مالیات را نیز به‌صورت اتوماتیک اضافه می‌کند. حتی اگر اشتباهی مرتکب شویم، رفع اشکال و ارسال مجدد فقط یک دقیقه طول می‌کشد. اشتباهات و همچنین زمان پرداخت، به‌مرور می‌توانند به رابطۀ ما با مشتری‌هایمان آسیب برسانند. - ایجاد هویت برند:
فاکتور آنلاین مبتنی بر Cloud می‌تواند هویت برند ما را تقویت کند. می‌توانیم آرم، طرح رنگ و قلم‌های متناسب با شخصیت برند خود را اضافه کنیم. نتایج تحقیقات سایت due روی کسب‌وکارهای کوچک نشان داده است که وقتی هویت خود را تقویت می‌کنیم، درج آرم کسبوکار ما باعث افزایش سه‌برابری پرداخت‌ها توسط مشتریان می‌شود. - حرفهایبودن:
سرانجام، صورت‌حساب آنلاین به ما احساس حرفهایبودن می‌بخشد و تصویر مناسبی از ما در ذهن مشتری برجای می‌گذارد.
از کجا فاکتور آنلاین تهیه کنیم؟
حسابفا یک نرم‌افزار حسابداری تحت وب است که براساس فناوری رایانش ابری ساخته شده است؛ یعنی تمام اطلاعات شما روی سرورهای حسابفا قرار می‌گیرد. حریم خصوصی اطلاعات تمامی کاربران در این مجموعه تضمیمن می‌شود. نرم‌افزار حسابفا برای همۀ کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ قابل استفاده است و به افرادی که تجربۀ حسابداری تخصصی ندارند نیز امکاناتی را ارائه می‌دهد که به‌راحتی می‌توانند از آن استفاه کنند. برای کار با این نرم‌افزار فقط باید از طریق اینترنت و با هر وسیله‌ای مانند تبلت، موبایل و یا رایانه، حسابفا را نصب کنید. سپس در سایت ثبت‌نام کرده و به‌راحتی کسبوکار خود را مدیریت کنید.